Erfaren assistent till förvaltningsdirektören

Publiceringsdatum: 2025-06-05

Funderar du på att söka jobb inom administration, ekonomi, juridik? Malmö kommun söker just nu efter en chefssekreterare och du kan vara den de letar efter. Malmö kommun söker någon som vill arbeta heltid under tills vidare. Kanske är det du?

För detta jobb är det en fördel om du bor i närheten av Malmö då det är tjänsteorten. Malmö kommun behöver fler anställda som stödjer arbetet inom chefssekreterare. Kolla in deras lediga tjänst för att se om du har vad som krävs. Bli en del av teamet hos Malmö kommun som chefssekreterare genom att ansöka senast torsdag den tjugosjätte juni 2025.

Jobbannons

Ref: 20251437

Arbetsuppgifter

Malmö är en föregångare i klimat- och miljöarbetet och hållbarhet genomsyrar hela vår organisation och stad. Med mod att testa nytt och hitta lösningar tillsammans med andra, driver vi omställningen framåt och visar vägen för andra städer i Sverige och Europa. Vi ställer om – för Malmö och för planeten. Vill du vara en del i att leda vår resa och göra skillnad?

Som assistent till förvaltningsdirektören har du en central och ansvarsfull roll. Uppdraget innebär ett nära samarbete med förvaltningsdirektören där du på ett professionellt och serviceinriktat sätt ger administrativt stöd som underlättar förvaltningsdirektörens dagliga arbetet.

Du har en viktig roll i att förbereda, planera och organisera inför möten med dagordning, kallelse och lokalbokning. Du kommer även att ta fram och sammanställa material samt utforma presentationer. I uppdraget ingår också att vara ett stöd till förvaltningens ledningsgrupp genom koordinering och administration av ledningsgruppens gemensamma arbete. Rollen innebär mycket kommunikation och samarbete med både interna och externa kontakter.

Kvalifikationer

Du har erfarenhet av liknande uppdrag som assistent eller sekreterare åt förvaltningsdirektör/ VD, gärna i en politiskt styrd organisation. Inom ditt ansvarsområde är planering, framförhållning och förmåga att prioritera avgörande för att kunna stödja och underlätta för förvaltningsdirektören på bästa sätt.

För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerad, med en väl utvecklad organisationsförmåga och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du är trygg i dig själv och du har en hög integritet.

Det är viktigt att du har god datorvana och erfarenhet av att arbeta i olika typer av systemstöd, exempelvis ärendehanteringssystem, ekonomisystem och de vanligaste MS-Office programmen.

Du har relevant utbildningsbakgrund, gärna med vidareutbildning inom administration eller annan relevant utbildning, enligt arbetsgivarens bedömning

Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, i både tal och skrift. 

Om arbetsplatsen

Tjänsten är organisatoriskt placerad på enheten för kansli och juridik med totalt tio medarbetare. Enheten arbetar både operativt och strategiskt och har utvecklings- och samordningsansvaret för juridik, arkiv, dokument- och ärendehantering, nämndsadministration samt förvaltningens utvecklingsarbete med digitalisering. Enhetens uppdrag är att arbeta med stöd och service genom samarbete med hela miljöförvaltningen, övriga förvaltningar, Malmöborna och stadens verksamhetsutövare. 

Miljöförvaltningen leder och samordnar Malmö stads miljöarbete. Genom tillsyn och kontroll enligt miljöbalken och livsmedelslagen arbetar vi för en säker miljö som inte är skadlig för människors hälsa. Vi tillvaratar miljöintressena i samhällsplaneringen, samordnar Malmö stads miljöprogram och driver arbete för hållbar utveckling i kommunen. Vi ansvarar för kommunens energi- och klimatrådgivning samt arbetet med Fairtrade City. Med tillsyn, rådgivning och strategiskt miljöarbete arbetar vi för att Malmö ska bli en hållbar stad.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.