Assistent till stadskontoret - registratur och administrering av stiftelser

Publiceringsdatum: 2025-09-05

Är du intresserad av att jobba inom administration, ekonomi, juridik? Positionen som registrator hos Malmö kommun är öppen och väntar på en lämplig kandidat - kan det vara du? Detta är ett jobb på heltid där Malmö kommun letar efter någon under tills vidare.

Att bo i närheten av Malmö kan vara en fördel för denna position, så om du redan bor i området bör du överväga att söka jobbet. Malmö kommun behöver fler anställda som stödjer arbetet inom registrator. Kolla in deras lediga tjänst för att se om du har vad som krävs. Malmö kommun letar efter erfaren registrator som kan ansluta till deras team. Sista ansökningsdag är söndag den tjugoförsta september 2025.

Jobbannons

Ref: 20252122

Vill du ha ett arbete där ordning, struktur och samhällsnytta går hand i hand? I denna nyinrättade tjänst får du kombinera registratorsuppgifter med administrativa uppdrag kring stiftelser – och bidra till att vardagen fungerar för både kollegor och Malmöbor.

Arbetsuppgifter

Som assistent i registraturen ingår du i en arbetsgrupp som arbetar med diarieföring, posthantering, utlämnande av handlingar, beslutsplanering och rapportuttag. Du ser till att handlingar registreras korrekt, är sökbara och bevaras enligt gällande lagstiftning. Du bidrar till att Malmöbor, media och andra aktörer får en rättssäker och likvärdig service utifrån offentlighetsprincipen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen.

Du stödjer också stadskontorets handläggare med administration av stiftelseansökningar, hanterar utbetalningar och ger service via telefon och e-post i ärenden som är kopplade till stiftelseansökningar och ekonomiskt stöd till privatpersoner.

Tjänsten är delad: du arbetar 50 procent i sektionen för nämnd och registratur och 50 procent mot enheten ekonomi och kvalitet. Du hör organisatoriskt hemma i nämnd och registratur och deltar i deras möten och forum, men samarbetar även nära kollegor som hanterar stiftelser inom ekonomi och kvalitet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning så som yrkeshögskola, eller en validerad utländsk motsvarighet. Alternativt dokumenterad flerårig erfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig.
• Tidigare arbetslivserfarenhet av arbete i kommunal ärendeprocess innefattande registrering och arkivering eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.
• Dokumenterade kunskaper i offentlighetsprincipen och de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning.
• God förståelse för arbete med informationsförvaltning i kommunal verksamhet.
• God kunskap och förmåga att utrycka dig i svenska, i såväl tal som skrift.
• Intresse för system och digitala arbetssätt med god kunskap i av Office-paketet.

 Det är meriterande om du har:

• God kunskap i digitalt dokument- och ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av arbete med att lämna ut handlingar.

Som person trivs du med ordning och struktur och tar självständigt ansvar för dina uppgifter. Du är noggrann och självgående och trivs med att arbeta enligt rutiner och regelverk, samtidigt som du har förmåga att hantera osäkerheter som uppstår i ditt arbete genom att ta initiativ och vara lösningsorienterad. Du har förmåga att anpassa dig till varierande arbetsbelastning, arbeta effektivt i perioder med högt tempo och prioritera om dina arbetsuppgifter när verksamheten förändras. Du ser till att information hanteras korrekt och kvalitativt hela vägen. I kontakten med kollegor, Malmöbor och andra aktörer är du professionell, hjälpsam och serviceinriktad. Du ger ett gott bemötande – både via telefon och e-post – och bidrar till en pålitlig och rättssäker service.

Om arbetsplatsen

Sektionen nämnd och registratur är en del av stadskontorets kanslienhet. Sektionen består av nio medarbetare och ansvarar för internt stöd och samordning av stadskontorets ärendeprocess, arkiv, stöd till förvaltningens handläggare, utbildning och support i systemet Platina, Kommunstyrelsens registratorsfunktion, samt administrativa rutiner med koppling till Kommunstyrelsens och Kommunfullmäktiges sammanträden med mera.

Stadskontoret riktar, utmanar och förstärker utvecklingskraften i organisationen, i staden och i regionen. Vi är kommunstyrelsens förvaltning och arbetar med ett helhetsperspektiv nära stadens ledning.  Stadskontoret består av sju olika avdelningar och har sammanlagt ca 300 personer anställda. Våra avdelningar arbetar inom ett brett spektrum av områden och förvaltningen har många medarbetare med en hög specialistkompetens.   

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.